Hướng dẫn sử dụng

Bắt đầu

Đăng ký

1. Vào Tạo workspace. Nhập tên agency, tên bạn, email và mật khẩu (ít nhất 8 ký tự).
2. Bạn là chủ workspace. Chủ workspace quản lý khách hàng, thành viên, thanh toán và cài đặt.
3. Workspace mới có 14 ngày dùng thử: 3 kênh, 10 GB kho video, đủ mọi tính năng kể cả AI.

Tạo khách hàng

1. Ở Tổng quan, bấm Thêm khách hàng. Nhập tên khách, ví dụ tên shop.
2. Bật Bắt buộc khách duyệt nếu khách muốn xem trước từng bài. Tắt nếu agency tự duyệt trong app.
3. Mỗi khách có bảng kế hoạch, kho video, kênh, link duyệt, chiến dịch và báo cáo riêng. Biên tập viên chỉ thấy khách được giao.

Kết nối kênh

Mỗi kênh là một tài khoản thật của khách trên TikTok, Instagram, Facebook hoặc YouTube. Kết nối đi qua trang đăng nhập chính thức của nền tảng; XayKenhViet không bao giờ thấy mật khẩu.

1. Mở khách hàng, chọn tab Kênh, bấm Kết nối TikTok, Kết nối Facebook / Instagram hoặc Kết nối YouTube.
2. Trang đăng nhập của nền tảng mở trong cùng cửa sổ. Khách đăng nhập tài khoản của họ và bấm Đồng ý. Làm cùng khách hoặc đưa khách máy của bạn.
3. Với Facebook và Google, nếu tài khoản có nhiều trang hoặc kênh, bạn tích chọn kênh nào muốn nối rồi bấm Kết nối.
4. Ngay sau khi nối, hệ thống kéo các bài đã đăng trên kênh về làm lịch sử, nên báo cáo có số liệu từ ngày đầu. Dòng Lịch sử trên thẻ kênh ghi đã kéo bao nhiêu bài; bấm Kéo lại khi cần.

• Token tự gia hạn. Khi khách đổi mật khẩu hoặc thu hồi quyền, kênh chuyển sang Hết hạn và bạn nhận thông báo; bấm Kết nối lại với đúng tài khoản rồi Thử lại trên bài lỗi.
• Ngắt kết nối: bài đã đăng vẫn còn trên nền tảng; bài đang chờ lên lịch cho kênh đó sẽ không đăng cho đến khi nối lại.

Số kênh kết nối tính theo gói. Vượt hạn mức thì không kết nối thêm; các kênh đang có không bị ảnh hưởng.

Mời biên tập viên

1. Vào Thành viên, bấm Thêm biên tập viên. Nhập tên, email và mật khẩu ban đầu rồi gửi cho họ.
2. Gán khách hàng cho biên tập viên. Không gán thì họ không thấy khách đó.

1. Lên kế hoạch

Tab Kế hoạch của mỗi khách là một bảng năm cột: Ý tưởng, Quay, Dựng, Chờ duyệt, Đã lên lịch / Đã đăng. Cột cuối do hệ thống đặt khi bài được lên lịch hoặc đăng.

Thêm và kéo thẻ

1. Bấm Thêm thẻ ở đầu cột Ý tưởng, gõ tiêu đề, Enter.
2. Bấm thẻ để mở ngăn: viết brief, giao người phụ trách, đặt hạn, gắn video từ kho, bình luận nội bộ (Ctrl+Enter gửi).
3. Kéo thẻ qua cột khác khi việc tiến. Trên điện thoại dùng menu ba chấm, chọn Chuyển sang.
4. Lọc theo người phụ trách hoặc Tuần này để xem việc của mình.

Gửi khách duyệt ý tưởng

1. Bấm Gửi khách duyệt ý tưởng, tích các thẻ ở cột Ý tưởng, chọn hiệu lực 7, 14 hoặc 30 ngày, bấm Tạo link.
2. Chép link gửi khách qua Zalo. Khách mở trên điện thoại, bấm Đồng ý hoặc Góp ý từng ý tưởng.
3. Thẻ được đồng ý có dấu tích xanh; góp ý của khách hiện trong ngăn thẻ và bạn nhận thông báo.

Gợi ý ý tưởng bằng AI

1. Bấm Gợi ý ý tưởng, chọn số lượng (5 đến 10) và chủ đề nếu muốn.
2. AI đọc caption và số liệu các bài từng chạy tốt của chính shop rồi đề xuất. Bấm Thêm vào kế hoạch để tạo thẻ Ý tưởng.

Từ thẻ ra bài đăng

Trong ngăn thẻ, bấm Tạo bài đăng từ thẻ. Brief thành caption mặc định, video đã gắn được chọn sẵn. Thẻ tự sang cột Chờ duyệt khi bài gửi duyệt, và sang cột cuối khi bài lên lịch hoặc đăng.

Thẻ quá hạn được đánh dấu đỏ và người phụ trách nhận thông báo Việc quá hạn. Chủ agency thấy tổng số việc quá hạn ở Tổng quan.

2. Sản xuất video

Tải video

1. Mở khách hàng, chọn tab Kho video, bấm Tải video lên. Trên điện thoại chọn thẳng từ thư viện.
2. Video phải dọc (cao hơn rộng), dài 3 giây đến 10 phút, tối đa 500MB, định dạng MP4, MOV hoặc WebM. Sai quy tắc là báo ngay khi chọn file.
3. Video tải theo từng phần. Đứt mạng hay lỡ tải lại trang, chọn lại đúng file đó: hệ thống tải tiếp từ phần đã nhận.

Lời nói và phụ đề

1. Video vừa tải xong được tự nhận dạng lời nói tiếng Việt. Thẻ video hiện nhãn Đang nhận dạng, rồi Có lời nói hoặc Không có tiếng.
2. Bấm thẻ để mở chi tiết. Mục Lời nói trong video liệt kê từng đoạn theo mốc giây; bấm mốc để tua, sửa chữ sai rồi bấm Lưu bản chép lời.
3. Trong mục Tạo bản mới, tích Phụ đề và chọn kiểu Nền hộp hoặc Chữ viền. Ảnh xem trước đổi theo; kéo thanh giây để xem ở đoạn khác.
4. Bấm Tạo bản này. Bản có phụ đề xuất hiện cạnh video gốc với nhãn Có phụ đề, dùng cho bài đăng như video thường.

Logo shop

1. Vào tab Cài đặt của khách, mục Logo shop. Tải logo PNG, JPG hoặc WebP dưới 2MB.
2. Chọn góc đặt, cỡ và độ mờ; khung xem trước 9:16 cho thấy logo có che nút hay caption của TikTok không.
3. Bật Tự gắn logo cho video mới tải lên nếu muốn mọi video của khách này có logo. Hoặc tích Gắn logo trong mục Tạo bản mới cho từng video.

Ảnh bìa và tìm video

• Khi soạn bài, thanh Ảnh bìa dưới khung xem trước cho kéo tới đúng khung hình muốn làm bìa, bấm Dùng khung này. TikTok nhận khung đó làm ảnh bìa.
• Ô tìm ở đầu Kho video tìm theo tên file hoặc theo câu đã nói trong video.

File gốc giữ 90 ngày sau khi bài đăng, sau đó xoá. Dung lượng kho tính theo gói; cảnh báo ở 80% và chặn tải lên khi vượt.

3. Viết caption

Tạo bài

1. Ở tab Bài đăng, bấm Tạo bài đăng. Chọn video trong kho (bản có phụ đề hoặc logo xếp ngay dưới video gốc) hoặc tải video mới.
2. Viết caption, tối đa 2200 ký tự. Bộ đếm đếm đúng cách TikTok đếm: chữ có dấu tính 1, phần lớn emoji tính 2.
3. Gõ hashtag rồi Enter, không cần dấu #. Chọn chiến dịch nếu muốn gom bài cho báo cáo.
4. Bấm Lưu nháp để làm tiếp sau, hoặc Gửi duyệt để bài chuyển sang Chờ duyệt.

Gợi ý caption bằng AI

1. Bấm Gợi ý caption cạnh nhãn Caption. Chọn giọng Tự nhiên, Bán hàng hoặc Kể chuyện và độ dài Ngắn, Vừa, Dài.
2. Bấm Tạo gợi ý. AI học từ caption cũ của chính shop và đưa ba phương án kèm hashtag. Bấm Dùng phương án này để điền.
3. Dưới ô caption có hàng nút sửa nhanh: Ngắn hơn, Hay hơn, Thêm lời kêu gọi, Gợi ý hashtag, Dịch sang Anh, Trung, Hàn, Nhật. Bản đề xuất hiện bên dưới, caption cũ giữ tới khi bạn bấm Dùng bản này.

Mẫu caption

1. Bấm Mẫu caption. Gõ vài chữ để tìm theo tên, nội dung hoặc hashtag. Bấm một mẫu để chèn caption và thay hashtag.
2. Muốn lưu caption đang viết làm mẫu cho lần sau, bấm Lưu caption hiện tại làm mẫu và đặt tên. Mẫu thuộc về từng khách.

Lấy lời nói làm caption

Khi video đã chọn có lời nói, dưới ô caption có nút Lấy lời nói làm caption. Caption trống thì chèn ngay; có sẵn thì hỏi Ghi đè hoặc Nối vào cuối.

Với khách bật Bắt buộc khách duyệt, bài Chờ duyệt chỉ sang Đã duyệt khi khách đồng ý qua link. Caption khoá lại khi bài đang chờ khách.

4. Khách duyệt

Gửi link duyệt cho khách

1. Ở tab Link duyệt, bấm Tạo link duyệt. Tích các bài Chờ duyệt muốn gửi; một link cho cả lô bài của tuần.
2. Đặt nhãn để dễ tìm, ví dụ Tuần 38. Chọn hiệu lực: mặc định 7 ngày, tối đa 30 ngày.
3. Bấm Chép và gửi link cho khách qua Zalo.

• Mỗi link hiện số bài khách đã quyết định trên tổng số, và lần mở gần nhất. Khách chưa mở thì có nhãn Khách chưa mở.
• Khách chưa mở sau 24 giờ, hệ thống tự nhắc bạn. Sau 48 giờ, báo chủ agency. Link hiện Đã nhắc, Đã báo chủ tương ứng.
• Thu hồi: link hết tác dụng ngay. Bài chưa được quyết định vẫn ở Chờ duyệt.
• Khách yêu cầu sửa: bài chuyển sang Cần sửa kèm ghi chú. Sửa xong bấm Gửi lại; lịch sử từng vòng hiện trên bài.

Khách duyệt thế nào

Mục này viết cho chủ shop. Bạn có thể gửi thẳng link mục này cho khách.

1. Bạn nhận một đường link từ agency, thường qua Zalo. Mở bằng trình duyệt trên điện thoại. Không cần tài khoản, không cài gì.
2. Trang hiện từng video kèm caption và hashtag, đúng như sẽ đăng. Bấm play để xem.
3. Bấm Đồng ý nếu ổn. Muốn sửa, bấm Yêu cầu sửa và ghi rõ cần sửa gì, agency nhận được ngay.
4. Nhiều bài mà đều ổn thì bấm Đồng ý tất cả ở đầu trang.

Link có hạn dùng do agency đặt, thường 7 ngày. Hết hạn thì hỏi agency gửi link mới. Bài đã đồng ý sẽ được lên lịch; muốn đổi ý, báo agency trước giờ đăng, vì bài đã lên nền tảng là không sửa được.

5. Lên lịch và đăng

Lịch đăng

• Mở Lịch đăng ở menu. Xem theo Tháng hoặc Tuần, giờ Việt Nam, lọc theo khách và theo nền tảng.
• Mỗi ô ngày ghi k/N kênh: số kênh đã có bài trên tổng kênh đang xem. Chip bài ghi giờ, nền tảng, khách và kênh.
• Kéo bài Đã lên lịch sang ngày khác để đổi ngày, giữ nguyên giờ. Ô trống của ngày tới có nút cộng để lên lịch nhanh.
• Khay Bài đã duyệt ở đầu lịch: kéo một thẻ thả vào ô khung trống là lên lịch xong.

Khung giờ cố định và Lấp lịch

1. Ở tab Kênh, mục Khung giờ cố định của từng kênh: thêm thứ và giờ, ví dụ Thứ Ba 19:00. Bật tắt từng khung khi cần.
2. Lịch hiện ô khung trống viền đứt cho các khung chưa có bài. Trong hộp thoại lên lịch có nút Khung trống gần nhất.
3. Ở tab Bài đăng, lọc Đã duyệt rồi bấm Lấp lịch: chọn kênh, tích bài, xem trước bài nào vào khung nào, bấm Lấp. Bài không còn khung trong 14 ngày được bỏ qua kèm lý do.

Giờ tốt của kênh

Khi kênh có đủ 8 bài đã đăng với số liệu 24 giờ, thẻ kênh và hộp thoại lên lịch hiện các chip Giờ tốt, ví dụ T3 18-20h. Bấm chip để đặt giờ đăng vào lần gần nhất của khung đó.

Lên lịch một bài lên nhiều kênh

Chỉ bài Đã duyệt mới lên lịch được. Mở bài, bấm Lên lịch đăng.

1. Tích các kênh muốn đăng, có thể nhiều nền tảng cùng lúc.
2. Chọn giờ đăng dùng chung, giờ Việt Nam, sớm nhất 2 phút kể từ bây giờ.
3. Mỗi kênh có một khối lựa chọn riêng. TikTok: chế độ đăng, ai được xem, cho phép bình luận, duet, stitch, khai báo nội dung thương mại, xem trước và đồng ý điều khoản, đúng thứ tự TikTok yêu cầu. Instagram: Chia sẻ lên bảng tin. YouTube: tiêu đề, ai được xem, video có dành cho trẻ em không.
4. Bấm Lên lịch n kênh. Mỗi kênh thành một bài riêng trong cùng nhóm; mở bài nào cũng thấy các bài anh em.

Đẩy vào nháp TikTok

Dùng khi khách muốn tự bấm đăng trong app TikTok. Trong khối TikTok, chọn Đẩy vào nháp TikTok. Đến giờ, video vào hộp thư TikTok của kênh; khách mở app, chọn ai được xem rồi bấm Đăng. Nháp hết hạn sau 7 ngày, quá hạn bài chuyển sang Lỗi để bạn lên lịch lại.

Sau khi lên lịch

• Bài hiện thẻ lịch với kênh và giờ. Bấm Đổi giờ để dời, hoặc Bỏ lịch để bài quay về Đã duyệt.
• Đến giờ, hệ thống gửi video lên nền tảng qua API chính thức. Lỗi thì tự thử lại tối đa 3 lần rồi chuyển sang Lỗi và báo bạn. Bấm Thử lại để hẹn lại.
• Trạng thái tự cập nhật thành Đã đăng kèm nút Xem trên TikTok, Instagram, Facebook hoặc YouTube.
• Mục Nhật ký đăng trên bài ghi từng lần gọi API và phản hồi, để trả lời khách khi có thắc mắc.

Đã đăng là không sửa được. Sai caption thì phải xoá trên nền tảng và đăng lại.

6. Đo và báo cáo

1. Mở khách hàng, chọn tab Báo cáo. Chọn khoảng ngày: Tháng này, Tháng trước, 7 ngày, 30 ngày hoặc Tuỳ chọn. Lọc theo chiến dịch hoặc nền tảng nếu cần.
2. Báo cáo có số bài đã đăng, dòng Đã giao / cam kết, lượt xem, thích, bình luận, chia sẻ, xem trung bình mỗi bài, tỷ lệ đăng thành công lần đầu, tỷ lệ khách duyệt qua link và thời gian từ sẵn sàng đến đăng.
3. Bên dưới là biểu đồ lượt xem theo ngày, bảng theo kênh và bảng từng bài với xu hướng 7 ngày.

Tải PDF và chia sẻ link

• Bấm Tải PDF để xuất đúng khoảng ngày và chiến dịch đang xem. PDF mang tên và màu thương hiệu agency, đặt trong Cài đặt.
• Bấm Chia sẻ link, chọn hiệu lực 7 đến 90 ngày, bấm Tạo rồi Chép. Khách mở link không cần đăng nhập, có nút tải PDF. Thu hồi được bất cứ lúc nào.

Báo cáo tự gửi

• Ở tab Cài đặt của khách, điền Email khách nhận báo cáo. Ngày 1 hàng tháng, hệ thống gửi báo cáo tháng trước kèm PDF tới email đó và báo bạn.
• Sáng thứ Hai, chủ agency nhận Tổng kết tuần: bài đã đăng, lượt xem, khách chưa duyệt, kênh trống tuần tới.

Cảnh báo

Bài có lượt xem vượt xa hoặc thấp hơn hẳn mức thường của kênh sẽ có thông báo Bài đang bùng hoặc Bài chạy kém, bấm để mở bài. Đầu tuần, kênh nào chưa có bài trong 7 ngày tới được nhắc ở thông báo Lịch trống.

Số liệu thu thập định kỳ và lưu theo mốc thời gian, nên bạn xem được một bài tăng thế nào trong 7 ngày đầu, không chỉ con số hiện tại.

Vận hành agency

Tổng quan

• Trang Tổng quan của chủ agency có sáu ô hôm nay: việc đến hạn, việc quá hạn, kênh trống tuần này, khách chưa duyệt, bài đăng lỗi, đã đăng tuần này.
• Danh sách Cần để ý: bấm một dòng là mở đúng bài, thẻ hoặc kênh.
• Bảng khách hàng: tiến độ tháng theo số bài cam kết, quá hạn, chờ duyệt, kênh trống, đăng gần nhất. Bảng nhân sự: việc đang mở, quá hạn, bài đang soạn, bài đăng tuần này của từng người.

Số bài cam kết

Ở tab Cài đặt của khách, đặt Số bài cam kết mỗi tháng. Thanh tiến độ hiện ở Tổng quan và trang khách; báo cáo có dòng Đã giao / cam kết. Thanh chuyển vàng khi kể cả bài đã lên lịch vẫn hụt mà tháng còn dưới 7 ngày.

Phân quyền

• Chủ workspace: mọi khách, thành viên, thanh toán, cài đặt agency.
• Biên tập viên: chỉ khách được giao. Tổng quan của họ chỉ hiện khách đó và việc của họ.
• Khách của agency không có tài khoản; họ dùng link duyệt ý tưởng, link duyệt bài và link báo cáo.

Thông báo và email

• Chuông ở góc phải. Có thông báo khi bài chờ duyệt, khách yêu cầu sửa hoặc đã duyệt, khách phản hồi ý tưởng, đăng thành công hoặc lỗi, kênh hết hạn, được giao việc, việc quá hạn, khách chưa mở link, lịch trống, bài đang bùng hoặc chạy kém, báo cáo tháng sẵn sàng, tổng kết tuần, hoá đơn đã xác nhận, gói sắp hết hạn.
• Bấm một thông báo để mở đúng chỗ. Đánh dấu đã đọc tất cả ở đầu danh sách.
• Email: mỗi người tự bật tắt Nhận email thông báo trong Cài đặt.

Thanh toán

Chỉ chủ workspace thấy mục Thanh toán. Giá tính theo số kênh đã kết nối, không theo số người dùng.

• Dùng thử: miễn phí 14 ngày, 3 kênh, 10 GB.
• Cơ bản: 299.000 ₫/tháng, 5 kênh, 50 GB.
• Chuyên nghiệp: 899.000 ₫/tháng, 20 kênh, 200 GB.

1. Chọn gói và số tháng (1, 3, 6 hoặc 12), bấm tạo hoá đơn. Hoá đơn có số tiền, mã chuyển khoản và mã QR VietQR.
2. Chuyển khoản đúng số tiền và đúng nội dung, rồi bấm Tôi đã chuyển khoản.
3. Xác nhận trong 1 ngày làm việc. Thời hạn mới cộng dồn vào ngày hết hạn hiện tại.

• Hết hạn có 7 ngày ân hạn. Banner vàng nhắc ở đầu mọi trang, mọi thứ vẫn hoạt động.
• Qua 7 ngày, workspace chuyển sang chỉ đọc: xem được mọi dữ liệu, không tạo hay sửa, bài đã lên lịch không đăng. Gia hạn xong là mở lại ngay.
• Hạ gói xuống dưới số kênh đang dùng: bạn tự chọn kênh nào ngắt, hệ thống không tự ngắt.